Mô tả: Cho phép người dùng chọn thứ tự người xử lý tài liệu
Bước 1: Người dùng thực hiện chọn bên ký gồm:
- Tổ chức của tôi: là tổ chức mà người dùng trực thuộc
- Tổ chức khác: là đối tác tổ chức giao kết hợp đồng
- Cá nhân: là đối tác cá nhân giao kết hợp đồng
Bước 2: Nhập thông tin chung về người xử lý tài liệu
Có 05 vai trò để người dùng chọn xử lý tài liệu trên hệ thống bao gồm:
- Người điều phối: thực hiện tạo luồng ký cho tổ chức của bên mình (tương tự như người tạo hợp đồng tạo luồng ký) sau khi nhận được thông báo thực hiện điều phối
- Người xem xét: thực hiện xem xét hợp đồng/tài liệu
- Người ký: thực hiện ký hợp đồng/tài liệu
- Văn thư: thực hiện ký chữ ký số công ty lên hợp đồng/tài liệu (tương tự như thao tác đóng dấu với hợp đồng/tài liệu giấy)
- Người tham khảo: khi thêm người tham khảo vào luồng, người tham khảo sẽ tự động nhận được tài liệu đã hoàn thành sau khi luồng ký kết thúc
Nhập Họ tên/Email/Số điện thoại của người xử lý. Nếu bên ký là tổ chức của tôi, thông tin địa chỉ email, số điện thoại tự động điền theo thông tin tài khoản đã khai báo trước đó
Người dùng có thể nhấn biểu tượng kính lúp bên cạnh ô nhập Họ tên/Email/Số điện thoại để tìm kiếm nhanh người xử lý theo đơn vị/vai trò. Nhấn chọn thành viên cần tìm kiếm và nhấn xác nhận để hoàn tất thêm người xử lý tài liệu
Trường hợp chọn bên ký là Tổ chức khác, hệ thống hiển thị thông tin đối tác mà Người dùng đã thiết lập ở chức năng Đối tác
Nếu Đối tác chưa được thiết lập thông tin, Người dùng có thể tra cứu theo Mã số thuế để lấy thông tin đối tác đã có tài khoản trên hệ thống hoặc thêm mới thông tin Đối tác tại đây.
Bước 3:
Chọn hình thức thông báo cho người xử lý tài liệu, bao gồm: qua Email, qua Email và SMS hoặc Không có
Bước 4:
Chọn hình thức ký tài liệu đối với người ký. Hệ thống hỗ trợ các phương thức ký bao gồm: ký ảnh (không xác thực), ký ảnh xác thực OTP qua Email, ký ảnh xác thực OTP qua SMS, ký số USB Token, ký số Cloud CA. Người dùng có thể chọn nhiều hình thức ký.
Bước 5:
Tích chọn vào ô Nhắc thực hiện để đặt lịch nhắc nhở cho các bước thực hiện. Hệ thống mặc định email nhắc xử lý tài liệu cho người trong luồng theo tần suất do người khởi tạo nhập tại ô tần suất. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tạo Lời nhắn để gửi tin nhắn riêng đến người thực hiện. Đây là trường không bắt buộc, người dùng có thể chọn hoặc không.
Bước 6:
Nhấn Thêm người ký để chọn số lượng người ký tài liệu mong muốn. Với tài liệu Xác thực trên Trục phát triển Hợp đồng điện tử Việt Nam cần có ít nhất 2 người ký hợp đồng.
Bước 7:
Nhấn Thêm bên ký để thêm các bên đối tác cùng ký kết hợp đồng. Các trường thông tin như Họ và tên, Email, Số điện thoại, Hình thức thông báo, Hình thức ký,…người dùng nhập tương tự như hướng dẫn áp dụng với Tổ chức của tôi
Bước 8:
Người dùng có thể thay đổi thứ ký tự giữa các bên ký nếu tích chọn vào ô Thứ tự ký kết ở đầu trang và gõ thứ tự là ký tự số. Nếu không chọn, thứ tự thực hiện trên hệ thống sẽ theo tuần tự từ trên xuống dưới, bên tham gia nào xuất hiện trước thì thực hiện trước, sau khi hoàn thành mới đến các bên tham gia tiếp theo.
Bước 9:
Chọn vào biểu tượng thùng rác để xóa người ký vừa thêm hoặc bên ký vừa thêm