Hướng dẫn sử dụng

Thông tin chung

Để tạo hợp đồng, người dùng đăng nhập hệ thống, chọn menu chức năng Tài liệu => Tạo mẫu/tài liệu mới để tạo tài liệu

Luồng tạo tài liệu gồm 4 bước:

Thông tin chung

Mô tả: Cho phép người dùng tải lên và nhập các thông tin chung của tài liệu

• Tải lên tài liệu: kéo thả tài liệu hoặc nhấn chọn tải lên tài liệu từ 1 trong 4 nguồn gồm: từ thiết bị/mẫu tài liệu/google drive/one drive. Dung lượng tối đa 20MB/file tải lên, tổng dung lượng tất cả các file tải lên không quá 50MB. Trường hợp tải lên >1 file, các file này sẽ được ghép lại thành một bản tại bước Thiết kế tài liệu theo thứ tự đã tải lên.

Hệ thống hỗ trợ tải thêm file đính kèm với tài liệu gốc phục vụ mục đích tham khảo. Nhấn Thêm tài liệu tại Danh sách tài liệu đính kèm phục vụ mục đích tham khảo với tài liệu đang tạo nếu có nhu cầu


• Nhập các thông tin chung của tài liệu. Những trường thông tin có dấu * là trường thông tin bắt buộc nhập.

- Tên tài liệu: hệ thống mặc định lấy theo tên file tải lên, người dùng có thể chỉnh sửa

- Chọn loại tài liệu

- Nhập ngày ký

- Nhập số tài liệu

- Nhập nội dung tóm tắt tài liệu

• Ô tích chọn

- Ô tích chọn: Xác thực trên Trục phát triển Hợp đồng điện tử Việt Nam => Người dùng nhấn chọn nếu có nhu cầu chứng thực tài liệu

Nếu tài liệu đang tạo có liên quan đến tài liệu khác đã hoàn thành và người dùng muốn quản lý mối liên quan phục vụ tra cứu thì tại vùng Tài liệu liên quan để xác thực, người dùng nhấn Chọn tài liệu hoặc Tải lên từ ngoài hệ thống để chọn tài liệu liên quan để xác thực (Nếu có)



- Ô tích chọn: Luồng ký => Hệ thống mặc định chọn. Người dùng bỏ chọn nếu chỉ có nhu cầu tạo mẫu tài liệu chưa xác định luồng ký


• Nhấn Tiếp tục. Hệ thống lưu lại các thông tin người dùng đã nhập và tải lên và chuyển sang màn hình Xác định người ký

Chú thích:

Tại màn hình các bước của quy trình tạo mới tài liệu/mẫu tài liệu đều có:

- Nút Lưu: người dùng nhấn Lưu để lưu lại tiến trình đến thời điểm hiện tại.



- Nút X ở góc phải màn hình. Nhấn X, hệ thống hiện thị thông báo để người dùng chọn gồm:

+ Hủy bỏ: nhấn Hủy bỏ để hủy tài liệu đang khởi tạo

+ Lưu nháp: nhấn Lưu nháp thì tài liệu đang tạo sẽ được chuyển về trạng thái bản nháp. Người dùng có thể truy cập thư mục Bản nháp để tìm lại và sử dụng tiếp.