Để thực hiện điều phối tài liệu, người dùng nhấn “Điều phối” tại màn hình chi tiết tài liệu.
Luồng tạo tài liệu gồm 3 bước:
Mô tả: Cho phép người dùng chọn thứ tự người xử lý tài liệu
Bước 2: Nhập thông tin chung về người xử lý tài liệu
Có 04 vai trò để người dùng chọn xử lý tài liệu trên hệ thống bao gồm:
- Người xem xét: thực hiện xem xét hợp đồng/tài liệu
- Người ký: thực hiện ký hợp đồng/tài liệu
- Văn thư: thực hiện ký chữ ký số công ty lên hợp đồng/tài liệu (tương tự như thao tác đóng dấu với hợp đồng/tài liệu giấy)
-
Người tham khảo: khi thêm người tham khảo vào luồng, người tham khảo sẽ tự động nhận được tài liệu đã hoàn thành sau khi luồng ký kết thúc
-
Nhập Họ tên/Email/Số điện thoại của người xử lý. Nếu bên ký là tổ chức của tôi, thông tin địa chỉ email, số điện thoại tự động điền theo thông tin tài khoản đã khai báo trước đó
Người dùng có thể nhấn biểu tượng kính lúp bên cạnh ô nhập Họ tên/Email/Số điện thoại để tìm kiếm nhanh người xử lý theo đơn vị/vai trò. Nhấn chọn thành viên cần tìm kiếm và nhấn xác nhận để hoàn tất thêm người xử lý tài liệu
Trường hợp chọn bên ký là Tổ chức khác, hệ thống hiển thị thông tin đối tác mà Người dùng đã thiết lập ở chức năng Đối tác
Nếu Đối tác chưa được thiết lập thông tin, Người dùng có thể tra cứu theo Mã số thuế để lấy thông tin đối tác đã có tài khoản trên hệ thống hoặc thêm mới thông tin Đối tác tại đây.
Bước 3: Chọn hình thức thông báo cho người xử lý tài liệu, bao gồm: qua Email, qua Email và SMS hoặc Không có
Bước 4: Chọn hình thức ký tài liệu đối với người ký. Hệ thống hỗ trợ các phương thức ký bao gồm: ký ảnh (không xác thực), ký ảnh xác thực OTP qua Email, ký ảnh xác thực OTP qua SMS, ký số USB Token, ký số Cloud CA. Người dùng có thể chọn nhiều hình thức ký.
Bước 5: Tích chọn vào ô Nhắc thực hiện để đặt lịch nhắc nhở cho các bước thực hiện. Hệ thống mặc định email nhắc xử lý tài liệu cho người trong luồng theo tần suất do người khởi tạo nhập tại ô tần suất. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tạo Lời nhắn để gửi tin nhắn riêng đến người thực hiện. Đây là trường không bắt buộc, người dùng có thể chọn hoặc không.
Bước 6: Nhấn Thêm người ký để chọn số lượng người ký tài liệu mong muốn. Với tài liệu Xác thực trên Trục phát triển Hợp đồng điện tử Việt Nam cần có ít nhất 2 người ký hợp đồng.
Bước 7: Nhấn Thêm bên ký để thêm các bên đối tác cùng ký kết hợp đồng. Các trường thông tin như Họ và tên, Email, Số điện thoại, Hình thức thông báo, Hình thức ký,…người dùng nhập tương tự như hướng dẫn áp dụng với Tổ chức của tôi
Bước 8: Người dùng có thể thay đổi thứ ký tự giữa các bên ký nếu tích chọn vào ô Thứ tự ký kết ở đầu trang và gõ thứ tự là ký tự số. Nếu không chọn, thứ tự thực hiện trên hệ thống sẽ theo tuần tự từ trên xuống dưới, bên tham gia nào xuất hiện trước thì thực hiện trước, sau khi hoàn thành mới đến các bên tham gia tiếp theo.
Bước 9: Chọn vào biểu tượng thùng rác để xóa người ký vừa thêm hoặc bên ký vừa thêm
Bước 10: Nhấn Tiếp tục. Hệ thống lưu lại tất cả thông tin đã được người dùng thiết lập và chuyển sang màn hình Thiết kế tài liệu
Thiết kế tài liệu
Mô tả: Cho phép người dùng thiết kế các vùng ký tài liệu tương ứng với số lượng người ký được thiết lập ở màn hình Xác định người ký
Bước 1: Thêm ô dữ liệu điền thông tin trường động và thiết kế vùng ký theo nhu cầu
-
Người dùng thực hiện kéo thả các ô dữ liệu từ thanh công cụ vào vị trí mong muốn trong file hợp đồng.
- Số tài liệu: hệ thống tự động lấy theo số người dùng đã điền tại bước nhập Thông tin chung
- Văn bản: người dùng có thể kéo thả vào tài liệu và nhập nội dung mong muốn
- Ngày ký: hệ thống tự động lấy theo ngày mà người dùng đã điền tại bước nhập Thông tin chung
- Chỉ định người điền thông tin: người khởi tạo có thể điền hoặc chỉ định cho người xử lý tài liệu đầu tiên trong luồng ký điền. Người dùng có thể chọn đây là trường bắt buộc điền hay không bắt buộc điền cho người nhận nhập trước khi ký tài liệu. Nhập thông tin tên trường để phân biệt các trường dữ liệu cần điền với nhau
- Người dùng có thể tùy chỉnh định dạng hiển thị, vị trí cho các ô dữ liệu.
Bước 2: Thiết lập vùng ký cho người ký
- Nhấn chọn và kéo thả người ký vào vùng ký mong muốn đặt trong tài liệu. Người dùng có thể nhập Tọa độ và Kích thước để thay đổi vị trí và kích thước ô ký
- Bấm Danh sách người ký để chọn người ký tương ứng với vùng ký vừa kéo thả
*Lưu ý: Cần thiết lập số vùng ký tối thiểu bằng số người ký trong tài liệu
Bước 3: Người dùng kiểm tra lại tài liệu vừa thiết kế, nhấn chọn Tiếp tục. Hệ thống lưu lại các trường dữ liệu và vùng ký vừa thiết kế và chuyển sang màn hình Xác nhận.
Mô tả: Hiển thị toàn bộ các thông tin tài liệu, thông tin người ký vừa cấu hình, cho phép người dùng kiểm tra các thông tin trước khi Gửi tài liệu hoặc Lưu mẫu
Người dùng kiểm tra lại toàn bộ thông tin chung, luồng xử lý của tài liệu và chọn Gửi tài liệu để kết thúc việc tạo tài liệu. Hệ thống hiển thị thông báo “Tài liệu đã được gửi thành công” và hiển thị popup
