Bước 3: Tại màn hình Thêm mới loại tài liệu, người dùng thực hiện điền thông tin vào các trường (trường có dấu * là trường bắt buộc điền)

- Nhấn chọn Thêm luồng ký nếu có quy định luồng ký cho loại tài liệu. Màn hình thêm luồng ký hiển thị, người dùng thực hiện thiết lập luồng ký mặc định cho loại tài liệu nếu có nhu cầu.

+ Tích chọn vào ô Được thay đổi nếu cho phép thay đổi người xử lý tài liệu trong luồng ký khi tạo tài liệu mới hoặc bỏ tích nếu muốn cố định người xử lý tài liệu

+ Với luồng ký của loại tài liệu, với mỗi vai trò xử lý (điều phối/xem xét/ký/văn thư/tham khảo) người dùng có thể thêm người xử lý cụ thể hoặc khai báo theo chức vụ trong tổ chức/phòng ban. Khi tạo mới tài liệu/mẫu, người xử lý sẽ được hệ thống lọc theo đúng những user được gán với chức vụ người dùng đã chọn.

Sau khi thêm mới luồng ký, nhấn Lưu để hoàn thành quá trình thêm mới hoặc Quay lại để hủy bỏ.

Ngoài các trường mặc định cần điền tại màn hình Thông tin chung khi tạo tài liệu/mẫu mới, người dùng có thể thêm các trường và thiết lập điều kiện cho các trường này bao gồm: Tên hiển thị, kiểu dữ liệu hiển thị, độ dài, đây là trường bắt buộc hay không bắt buộc điền khi tạo tài liệu mới từ loại tài liệu này, danh sách giá trị theo kiểu dữ liệu,… nếu muốn thêm trường thông tin cần quản lý cho loại tài liệu. Tại thời điểm tạo tài liệu mới, các trường sẽ hiển thị theo thứ tự khai báo tại màn hình thêm mới Loại tài liệu này.

- Nhấn chọn vào biểu tượng răng cưa nếu muốn gán loại tài liệu đang tạo với một dải cấp số tài liệu tự động để phục vụ mục đích quản lý tài liệu dễ dàng hơn, tránh việc số tài liệu gắn với tài liệu bị trùng, lộn xộn, khó tra cứu

Màn hình Cấu hình dải cấp số hiển thị, người dùng chọn Dải cấp số muốn gán cho loại tài liệu đang tạo sau đó nhấn Lưu để hoàn thành quá trình cấu hình

- Sau khi khai báo các thông tin của Loại tài liệu, người dùng thực hiện:

+ Nhấn “Lưu nháp” nếu chưa muốn phát hành loại tài liệu này để sử dụng, loại tài liệu sẽ được lưu vào danh sách dưới dạng bản nháp và có thể chỉnh sửa, phát hành đưa vào sử dụng sau khi người dùng có nhu cầu

+ Nhấn “Phát hành” nếu muốn lưu và phát hành loại tài liệu để sử dụng

+ Nhấn “Hủy bỏ” nếu muốn hủy quá trình thêm mới loại tài liệu